À l’approche de la clôture de l’exercice, une situation survient souvent : une marchandise est livrée ou une prestation est réalisée, mais la facture correspondante n’est pas encore arrivée. En comptabilité, ce décalage temporel exige une régularisation. Pour respecter le principe de séparation des exercices, vous devez rattacher cette charge à l’année où elle a été générée. C’est l’objet de la facture non parvenue (FNP).
Maîtriser la comptabilisation des FNP garantit la fidélité de vos états financiers. Une omission fausse votre résultat net et sous-estime vos dettes fournisseurs, ce qui expose l’entreprise à des complications lors d’un audit ou d’un contrôle fiscal. Ce guide détaille la procédure, les schémas d’écritures et les méthodes pour gérer ces régularisations avec rigueur.
Qu’est-ce qu’une facture non parvenue (FNP) ?
Une facture non parvenue désigne une charge dont l’entreprise connaît l’existence et le montant, qui concerne l’exercice en cours, mais pour laquelle le document officiel manque à la date d’inventaire. Elle appartient à la catégorie des charges à payer.
Testez vos connaissances sur les FNP
Les conditions de constatation
Pour enregistrer une FNP, deux conditions doivent être réunies :
- La prestation est effective : Le transfert de propriété ou l’exécution du service a eu lieu avant la date de clôture.
- L’absence de pièce justificative : La facture définitive n’est pas intégrée au système comptable au moment de l’inventaire.
Pourquoi cette régularisation est obligatoire
Le Plan Comptable Général impose le principe d’indépendance des exercices. Chaque période doit supporter les charges qui lui incombent. Si vous recevez des matières premières le 28 décembre mais que la facture arrive le 5 janvier, la consommation impacte votre activité de l’année N. La FNP corrige ce décalage pour que le compte de résultat reflète la réalité économique.
La procédure de comptabilisation des FNP
L’enregistrement d’une FNP demande une attention particulière, notamment sur le traitement de la TVA, qui diffère d’une facture classique.
Les comptes à utiliser
L’écriture se décompose en trois lignes dans le journal des opérations diverses :
- Compte de charge (classe 6) : Débitez le compte correspondant à la nature de l’achat (607 pour des marchandises, 6226 pour des honoraires) pour le montant Hors Taxes (HT).
- Compte de TVA à régulariser (44586) : Débitez ce compte pour le montant de la TVA déductible. N’utilisez pas le compte 44566, car la TVA n’est pas encore exigible sans facture.
- Compte fournisseur – factures non parvenues (4081) : Créditez ce compte pour le montant Toutes Taxes Comprises (TTC).
Exemple concret d’enregistrement
Une entreprise clôture son exercice au 31 décembre. Elle a reçu des fournitures de bureau le 20 décembre pour 1 000 € HT (TVA 20 %). La facture est absente au 31 décembre.
| Numéro de compte | Libellé | Débit (€) | Crédit (€) |
|---|---|---|---|
| 6064 | Fournitures administratives | 1 000,00 | |
| 44586 | TVA sur factures non parvenues | 200,00 | |
| 4081 | Fournisseurs – FNP | 1 200,00 |
Cette écriture impacte le résultat de l’exercice N et inscrit une dette au passif du bilan dans le poste dettes fournisseurs.
La gestion du nouvel exercice : la contrepassation
La FNP est une écriture provisoire d’inventaire. Il ne faut pas la laisser dans les comptes indéfiniment.
Le principe de l’extourne
Dès l’ouverture de l’exercice N+1, effectuez une contrepassation. Passez la même écriture en inversant les débits et les crédits pour annuler la charge. Lorsque la facture réelle arrivera en janvier ou février, elle sera saisie normalement dans le journal d’achats. Sans cette extourne, la charge serait comptabilisée deux fois. La saisie de la facture réelle solde alors le crédit généré par l’inversion de la FNP.
La précision de l’évaluation est ici déterminante. Si vous n’avez pas le montant exact, basez-vous sur le bon de commande ou le bon de livraison valorisé. Une estimation trop approximative nuit à la finesse de votre analyse de gestion.
Le cas de la TVA sur les prestations de services
Pour les services, si le fournisseur est soumis à la TVA sur les encaissements, la taxe n’est déductible qu’au paiement. Toutefois, utilisez le compte 44586 pour refléter la dette fiscale potentielle, tout en veillant à ne déduire la TVA qu’au moment du paiement effectif.
Ne pas confondre FNP et CCA
Il est courant de confondre les factures non parvenues avec les charges constatées d’avance (CCA), bien que leur logique soit opposée.
| Caractéristique | Facture Non Parvenue (FNP) | Charge Constatée d’Avance (CCA) |
|---|---|---|
| Situation | Prestation réalisée, facture manquante. | Facture reçue, prestation future. |
| Objectif | Ajouter une charge à l’exercice clos. | Retirer une charge de l’exercice clos. |
| Compte de tiers | 4081 (Fournisseurs – FNP) | 486 (Charges constatées d’avance) |
| Impact Bilan | Augmente le passif (dette). | Augmente l’actif (créance). |
Une CCA concerne par exemple une assurance annuelle payée en octobre pour la période jusqu’en septembre suivant. Lors de la clôture au 31 décembre, vous devez « sortir » les 9 mois de charges concernant l’exercice futur. À l’inverse, la FNP « intègre » une charge qui n’apparaît pas encore dans vos journaux.
Bonnes pratiques pour sécuriser vos écritures
Une organisation rigoureuse entre les services opérationnels et la comptabilité est nécessaire pour éviter les oublis.
Checklist de fin d’année
Pour identifier les FNP, suivez ces étapes :
- Revue des bons de réception : Tout bon de livraison non rapproché d’une facture à la date de clôture est une FNP potentielle.
- Interrogation des opérationnels : Demandez aux acheteurs si des prestations ont été terminées en fin d’année sans facturation immédiate.
- Analyse des charges récurrentes : Vérifiez si les factures de loyer, d’électricité ou d’honoraires habituelles sont arrivées. Si une facture manque, provisionnez la FNP sur la base du montant de la période précédente.
Justification auprès des auditeurs
En cas d’audit, vous devrez justifier chaque montant inscrit en compte 408. Conservez les devis, bons de commande ou mails de confirmation ayant servi à l’estimation. Une FNP non justifiée peut être réintégrée au résultat par l’administration fiscale, alourdissant votre impôt sur les sociétés. À l’inverse, sous-estimer volontairement ses FNP pour embellir le résultat est une pratique risquée qui altère la sincérité de vos comptes.
La dématérialisation progressive des factures devrait réduire le volume des FNP en accélérant la transmission des documents. En attendant, la vigilance reste de mise pour assurer une clôture comptable irréprochable.
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