Gesform Evolution figure parmi les solutions SIRH dédiées à la gestion de la formation professionnelle. Si vous pilotez un service RH ou que vous supervisez le plan de développement des compétences de votre entreprise, ce logiciel peut centraliser vos sessions, budgets et obligations réglementaires. Encore faut-il bien le paramétrer, l’intégrer à votre écosystème existant et veiller à ce que vos équipes l’adoptent vraiment. Ce guide vous présente les fonctionnalités essentielles de Gesform Evolution, les points de vigilance au moment du paramétrage et les bonnes pratiques pour transformer cet outil en véritable levier de votre stratégie compétences.
Gesform Evolution au service de la gestion de la formation
Avant de déployer Gesform Evolution ou d’ajuster votre usage actuel, il est utile de vérifier ce que le logiciel propose concrètement. Cette première partie vous donne une vision d’ensemble des fonctionnalités disponibles, de leur pertinence selon votre contexte RH et de l’adéquation de la solution à votre taille d’organisation.
Panorama des fonctionnalités clés de Gesform Evolution pour les responsables formation
Gesform Evolution couvre l’ensemble du cycle de vie de la formation, depuis la collecte des besoins jusqu’au bilan annuel. Vous pouvez y enregistrer les demandes de formation, planifier les sessions, inscrire les participants et suivre les coûts associés. Le logiciel intègre également des outils de reporting pour produire les indicateurs réglementaires comme le nombre d’heures par salarié, le taux d’accès à la formation ou la répartition budgétaire par dispositif. Ces fonctions vous aident à préparer vos déclarations légales et à alimenter vos instances représentatives du personnel avec des données consolidées.
L’interface centralise les catalogues de formation internes et externes, ce qui facilite la gestion des organismes prestataires, des conventions et des factures. Vous pouvez aussi suivre l’avancement des parcours, déclencher des convocations automatiques et tracer les présences réelles. Cette centralisation limite les fichiers Excel dispersés et réduit les risques d’erreur lors de vos bilans trimestriels ou annuels.
Comment Gesform Evolution accompagne le plan de développement des compétences
Le plan de développement des compétences exige une vision claire des besoins individuels et collectifs. Gesform Evolution structure cette collecte grâce à des campagnes de recueil paramétrables : chaque manager ou collaborateur peut exprimer ses souhaits, que vous consolidez ensuite en actions concrètes. Le logiciel distingue formations obligatoires, formations d’adaptation au poste et formations de développement, ce qui vous aide à respecter vos obligations légales tout en pilotant vos priorités stratégiques.
Une fois les besoins arbitrés, vous planifiez les sessions dans Gesform Evolution et attribuez les budgets correspondants. Le suivi en temps réel vous permet d’ajuster les inscriptions en cas de modification ou d’annulation, et de basculer rapidement un participant d’une session à une autre. Cette agilité est particulièrement utile lorsque vous gérez plusieurs centaines de formations par an ou que vous coordonnez plusieurs sites géographiques.
Gesform Evolution est-il adapté aux PME comme aux grands groupes ?
Gesform Evolution se positionne comme une solution modulable, capable d’équiper des entreprises de 50 salariés comme des groupes de plusieurs milliers de collaborateurs. Dans les structures importantes, le logiciel justifie son investissement grâce aux circuits de validation hiérarchiques, à la gestion multi-sites et au volume de données à traiter. Les fonctions de workflow permettent de déléguer certaines tâches aux managers ou aux responsables de pôle, tout en gardant une traçabilité complète.
Pour une PME, la question principale porte sur le rapport entre complexité du paramétrage et besoins réels. Si votre plan de formation reste simple, avec quelques dizaines d’actions par an, le coût de licence et le temps de configuration peuvent paraître élevés face à des solutions plus légères. En revanche, si vous anticipez une croissance rapide ou si vous devez répondre à des exigences réglementaires strictes dans votre secteur, Gesform Evolution offre une base solide qui évoluera avec vous.
Paramétrage, intégration et données clés dans Gesform Evolution
Un logiciel de gestion de la formation ne vaut que par la qualité de son paramétrage initial et de ses connexions avec vos autres outils RH. Cette section détaille les étapes indispensables pour fiabiliser vos données et sécuriser vos processus quotidiens.
Quels paramétrages sont indispensables pour fiabiliser Gesform Evolution au quotidien ?
Le paramétrage des référentiels constitue la fondation de votre usage. Vous devez créer et structurer les fiches formations, organismes de formation, typologies d’actions et centres de coûts. Chaque élément doit être nommé de manière cohérente pour éviter les doublons : par exemple, un organisme enregistré sous deux noms différents faussera vos reportings fournisseurs.
Les droits d’accès et circuits de validation méritent également une attention particulière. Définissez qui peut créer une demande, qui valide, qui inscrit et qui clôture une session. Un circuit trop complexe ralentit vos processus, tandis qu’un circuit trop lâche expose à des erreurs de saisie ou à des inscriptions non autorisées. Un bon équilibre consiste à responsabiliser les managers sur la validation de premier niveau, tout en gardant un contrôle central pour les arbitrages budgétaires.
| Référentiel | Points de vigilance |
|---|---|
| Formations | Nomenclature unique, durée standard, coût de référence |
| Organismes | Numéro de déclaration d’activité, contact principal, domaines d’intervention |
| Typologies | Cohérence avec les obligations légales et votre plan de développement des compétences |
| Droits utilisateurs | Séparation claire des rôles pour éviter les doublons et les conflits de validation |
Intégration de Gesform Evolution avec le SIRH et la paie existants
Gesform Evolution prend toute sa valeur lorsqu’il dialogue avec vos bases salariés. L’import automatique des données collaborateurs (matricule, nom, prénom, service, poste, manager) évite les ressaisies et garantit une mise à jour régulière des effectifs. Vous pouvez programmer des synchronisations quotidiennes ou hebdomadaires, selon la fréquence de vos mouvements de personnel.
L’interconnexion avec la paie permet de remonter automatiquement certaines informations comme les heures de formation réalisées, utiles pour le calcul de certaines primes ou le respect de seuils conventionnels. De même, le lien avec un outil de gestion des temps facilite le suivi des absences liées à la formation et la planification des remplacements. Ces flux automatisés réduisent les écarts entre vos différents systèmes et sécurisent la cohérence de vos reportings RH.
Gérer les données de formation et les indicateurs réglementaires avec précision
Le logiciel vous aide à produire les indicateurs exigés par la loi : nombre d’heures de formation par catégorie socioprofessionnelle, taux d’accès à la formation, répartition hommes-femmes, coûts directs et indirects. Pour que ces chiffres soient fiables, chaque session doit être correctement renseignée dès sa création, avec les dates réelles, la durée effective et le statut de présence de chaque participant.
Un contrôle périodique de la qualité des données s’impose : vérifiez que les sessions clôturées sont bien marquées comme terminées, que les coûts sont saisis et que les absences justifiées ou injustifiées sont documentées. Ces petites vérifications régulières évitent de découvrir des incohérences au moment de produire votre bilan annuel, quand il est trop tard pour corriger facilement.
Expérience utilisateur, portail collaborateurs et usages au quotidien
Au-delà des aspects techniques, l’adoption de Gesform Evolution dépend de la manière dont vos équipes RH, managers et collaborateurs vivent leur interaction avec le logiciel. Cette partie explore les parcours utilisateurs et les bonnes pratiques pour transformer l’outil en réflexe quotidien.
Comment les collaborateurs interagissent-ils avec Gesform Evolution au quotidien ?
Selon votre configuration, les salariés accèdent à un portail où ils consultent le catalogue de formations, suivent l’historique de leurs parcours et déposent de nouvelles demandes. L’ergonomie de ce portail influence directement le taux d’auto-inscription : si les informations sont claires et les formulaires simples, vos collaborateurs s’engagent plus facilement dans leurs projets de montée en compétences.
Un accompagnement minimal facilite grandement l’appropriation. Prévoyez une page d’aide avec des captures d’écran, une mini-vidéo de démonstration ou une FAQ interne qui répond aux questions les plus fréquentes. Vous pouvez aussi organiser des sessions de prise en main de 15 minutes lors des réunions d’équipe, pour lever les appréhensions et montrer concrètement comment rechercher une formation ou suivre une demande en cours.
Impliquer les managers dans la gestion de la formation via le portail Gesform
Gesform Evolution permet aux managers de valider les demandes de formation de leurs collaborateurs, de consulter les plans de formation de leurs équipes et d’anticiper les absences liées aux sessions planifiées. Ce rôle de proximité renforce leur implication dans le développement des compétences, à condition que les écrans et règles de gestion restent compréhensibles.
Un paramétrage trop complexe, avec des formulaires surchargés ou des circuits de validation à plusieurs niveaux, décourage la participation active des managers. Privilégiez des workflows simples, avec des notifications claires et des délais de validation raisonnables. Vous pouvez aussi prévoir des relances automatiques pour éviter que les demandes ne restent bloquées plusieurs semaines en attente d’une validation oubliée.
Retour d’expérience terrain : usages fréquents et écueils à éviter avec Gesform
Sur le terrain, les équipes formation utilisent principalement Gesform Evolution pour centraliser les sessions, générer les convocations et piloter le budget global. Les difficultés les plus citées concernent la surcharge de champs obligatoires, les doublons de fiches formations et le manque de formation initiale des nouveaux utilisateurs. Certains services RH constatent aussi que les managers utilisent peu le portail, faute de temps ou de clarté sur leur rôle réel.
Pour éviter ces écueils, organisez une revue annuelle de vos pratiques : supprimez les champs devenus inutiles, fusionnez les doublons, mettez à jour les référentiels obsolètes. Prévoyez également un parcours d’intégration pour chaque nouvel utilisateur, avec une session de formation courte et un document de référence accessible à tout moment. Cette hygiène régulière maintient l’outil pertinent et agréable à utiliser, même après plusieurs années de déploiement.
Optimiser Gesform Evolution dans une stratégie globale de gestion des compétences
Gesform Evolution ne doit pas rester un simple outil administratif : il peut devenir une brique de votre stratégie compétences. Cette dernière partie vous aide à projeter son usage dans une vision RH plus large et à identifier les axes d’amélioration continue.
Articuler Gesform Evolution avec la GPEC et les entretiens professionnels
Les données issues des entretiens professionnels et de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences alimentent vos plans de formation. En reliant ces informations à Gesform Evolution, vous consolidez une vision cohérente des besoins à moyen terme, métier par métier. Cette articulation rend vos arbitrages budgétaires plus stratégiques et orientés vers l’employabilité.
Concrètement, vous pouvez importer dans Gesform Evolution les compétences cibles identifiées lors des entretiens ou des bilans de compétences. Le logiciel vous aide ensuite à identifier les formations correspondantes, à planifier les parcours et à suivre la progression de chaque collaborateur. Ce lien entre GPEC et plan de formation transforme la gestion administrative en véritable pilotage des talents.
Comment exploiter les reportings Gesform pour piloter votre politique formation
Les rapports générés par Gesform Evolution offrent une base d’analyse pour vos comités de direction et instances représentatives du personnel. En croisant coûts, taux de participation et répartition par métier, vous identifiez les populations sous-formées ou les thématiques sur-représentées. Ces données éclairent vos décisions d’investissement et vous aident à ajuster vos priorités année après année.
Privilégiez des tableaux de bord synthétiques, avec quelques indicateurs clés plutôt qu’une multitude de chiffres illisibles. Par exemple, suivez le budget consommé par trimestre, le nombre de formations obligatoires réalisées et le taux de satisfaction moyen. Ces trois métriques suffisent souvent à alerter sur les écarts et à orienter les actions correctives, sans noyer vos interlocuteurs sous les détails.
Préparer les évolutions futures de votre système de gestion de la formation
Les besoins de formation évoluent avec les transformations métiers, le télétravail et le développement du digital learning. Vérifiez régulièrement si votre paramétrage Gesform Evolution reste aligné avec ces changements : intégrez par exemple les modules e-learning dans votre catalogue, adaptez vos circuits de validation pour gérer les formations à distance et prévoyez le suivi des certifications numériques.
Gardez un dialogue ouvert avec votre éditeur ou votre intégrateur pour anticiper les mises à jour, les modules complémentaires et, le cas échéant, une future migration vers une solution plus moderne. Les besoins RH de 2025 ne sont plus ceux de 2020, et votre outil de gestion de la formation doit suivre cette évolution pour rester un atout plutôt qu’un frein à votre agilité.
Gesform Evolution offre une base solide pour centraliser et sécuriser votre gestion de la formation. Son efficacité dépend toutefois d’un paramétrage soigné, d’une intégration réussie avec vos autres outils RH et d’un accompagnement régulier de vos utilisateurs. En articulant le logiciel avec votre stratégie compétences et en gardant une hygiène de données rigoureuse, vous transformez cet outil en véritable levier de développement des talents.
